Por Jeff Phipps, ADP, SVP ADP GlobalView.
Después del COVID-19, las empresas de todo el mundo están renovando sus esfuerzos por mejorar la eficiencia operativa y reducir costes. Los procesos de cálculo de nóminas deficientes suelen encabezar la lista. Y con razón, un proceso de nóminas desarticulado y plagado de errores puede obstaculizar seriamente la velocidad de comercialización de cualquier empresa, socavar las estrategias de crecimiento y afectar a los objetivos de ingresos.
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La pandemia puso de manifiesto problemas estructurales persistentes de la nómina, revelando una necesidad urgente sobre la evolución impredecible y reactiva del uso de datos y estrategias. Parece que estos problemas se intensificarán a medida que las empresas se enfrenten a continuas dificultades para contratar profesionales de nóminas con suficientes conocimientos estratégicos, técnicos y analíticos. Los responsables de RR.HH. se ven ahora en la tesitura de tener que ponerse al día y dotarse de la resistencia necesaria para garantizar el buen funcionamiento de las operaciones empresariales en el futuro.
Dado que cada vez es más difícil conseguir talento de calidad, las empresas han empezado a centrarse en el bienestar de los empleados como área clave de mejora. Por supuesto, aquí la nómina puede desempeñar un papel importante. Al fin y al cabo, pagar al personal con exactitud y a tiempo es un principio básico del “contrato psicológico” del bienestar de los empleados.
Los errores en las nóminas pueden resultar costosos para una organización, tanto desde el punto de vista financiero como de la confianza de los empleados. Invertir en la eficiencia de las nóminas significa invertir en la salud de la empresa y en la felicidad del equipo que garantiza su buen funcionamiento. Las organizaciones no deben considerar que se trata de una inversión cara, ya que incluso para las empresas medianas la inversión puede ser rentable si se tiene en cuenta el costo total de propiedad de la nómina, frente a las ventajas que puede aportar a la salud y el crecimiento de una organización.
Entonces, ¿cuáles son los cinco aspectos principales en los que pueden centrarse las empresas para asegurarse de que sus nóminas funcionan de forma óptima?
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Invertir en la tecnología adecuada
Las empresas deben invertir en tecnología que reduzca tanto los costes como los riesgos. Una solución unificada basada en la nube debe ser capaz de escalar y crecer a medida que lo hace la empresa.
A la hora de evaluar las ventajas relativas de las opciones tecnológicas globales de cálculo de nóminas, una empresa debe plantearse tres preguntas básicas. ¿Cómo mejorará el nuevo sistema de forma demostrable la eficiencia de sus operaciones de nómina actuales? ¿Ha diseñado el proveedor su plataforma de nóminas específicamente para acelerar la eficiencia del crecimiento empresarial? Y, ¿de qué manera ayudará la solución a la empresa a abrirse camino en nuevos mercados?
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Asegúrese de que las nóminas son ágiles y predecibles
La mejora de la eficiencia de las nóminas va más allá de la facilidad con la que el equipo calcula con precisión los ingresos brutos y netos, aplica y cumple la compleja legislación laboral local y abona los salarios en las cuentas bancarias de los empleados. Para ser óptima, la nómina debe ser ágil y predecible en toda la función de nómina.
Por lo general, una empresa busca mejorar la eficiencia, reduciendo los costos de mantenimiento del sistema, las sanciones fiscales sobre las nóminas, el costo de la conectividad ad hoc, el desembolso de las nóminas y los costos de gestión de la plantilla. Sin embargo, el costo más significativo —y evitable— asociado a las operaciones de nóminas ineficaces son las multas reglamentarias impuestas por el incumplimiento de la legislación laboral. Hay que evitarlas a toda costa.
Aumente la visibilidad para obtener información más detallada
Las empresas no pueden controlar lo que no pueden ver. Para garantizar la máxima visibilidad, la solución de nóminas debe estar totalmente integrada con todos los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) y de contabilidad existentes. Esto significa que los equipos tienen una única versión de la verdad a su alcance para garantizar una mejor toma de decisiones y la colaboración entre departamentos.
Algunos proveedores, como ADP, llevan mucho tiempo colaborando con los principales proveedores de tecnología de RR.HH. e invierten continuamente en innovar la tecnología de integración para que las soluciones puedan asignar y traducir datos de sistemas externos. Esta mayor visibilidad informa a los equipos financieros y de RR.HH. para impulsar resultados potentes.
Francisco Carrasco M.
Desplegar sistemas ágiles
Es importante desplegar sistemas ágiles que estén preparados para pagar sin problemas y adaptarse a nuevas formas de trabajar a medida que la empresa se expande a nuevos mercados. Si un equipo de nóminas puede proporcionar rápidamente a los altos directivos información creíble relacionada con la retribución, la previsión de las tendencias salariales será mucho más sencilla, lo que facilitará la toma de decisiones. Mejor aún si esta información puede presentarse visualmente para evitar malentendidos. La escalabilidad también es crucial en este aspecto: un sistema verdaderamente ágil es capaz de escalar y crecer a medida que lo hace la empresa, en mercados nuevos o existentes.
Un panel dinámico de nóminas que desglosa el rendimiento por países y alerta a RRHH de las áreas potencialmente problemáticas con antelación, significa que los equipos pueden intervenir rápidamente para resolver los problemas antes de que se agraven.
Implicar a los equipos
Puede resultar tentador centrarse exclusivamente en el papel de la tecnología a la hora de impulsar la eficiencia del proceso de cálculo de nóminas y el aumento de la productividad, pero ¿qué ocurre con las personas que siguen e implementan el proceso de cálculo de nóminas? ¿Influye su línea jerárquica en la eficiencia general?
En nuestra encuesta sobre nóminas, descubrimos que la nómina global a menudo no se encuadra en una sola función empresarial. Esto significa que hay varios grupos de partes interesadas responsables de la dirección estratégica del servicio, cada uno con su propia visión de lo que hay que cambiar.
Francisco Carrasco M.
Tanto si la función de nóminas está centralizada o regionalizada como si sigue un modelo de servicios compartidos de “centro de excelencia” específico para cada ubicación, es importante asegurarse de que la empresa está preparada para el éxito de la gestión de nóminas obteniendo desde el principio la aceptación de los equipos.
Hacer partícipes a los equipos de nóminas, RR.HH. y finanzas, así como a los empresarios en su conjunto, de lo que significa para ellos una nómina eficiente, es clave para su implantación. Es necesario recordar al equipo de trabajo, que la información que se obtenga de los datos de nómina será crucial para las futuras estrategias de personal a medida que la empresa siga creciendo.
En nuestra encuesta del año pasado a profesionales de nóminas de todo el mundo, tres cuartas partes (75%) de los encuestados admitieron no ser capaces de gestionar las nóminas con un 100% de eficacia. Siguiendo los pasos anteriores, se puede contrarrestar la tendencia y asegurar un proceso de nóminas eficiente que ayudará, en lugar de obstaculizar los planes de crecimiento de tu empresa.
Juan Andrés
